香港的大學、公營機構等，多以英文撰寫電郵和公文，但不少對外書信還須以中文書寫。許多人認為中文信格式和用語難以掌握，視中文信為畏途。筆者今試舉以下一例，淺談中文信格式，作引玉之磚。
【例一】
尊敬的陳大文教授鈞鍳：
承蒙 台端積極支持本社之籌款活動，本社致以衷心感謝。我們致力推動青少年教育，舉辦多項活動，深受大眾支持。我們曾邀請香江學院院長陳大文教授、基礎教育協會總幹事李小文女士出任活動顧問。本社今年將續辦慈善晚會，特函邀請 台端出席，敬祈應允。耑此，敬頌
崇祺
青年互助社主席
林志輝謹啟
二零一六年七月五日
我們先說說信函的第一個部分：稱謂和知照敬辭。不知道從何時開始，發信人以「尊敬的Ｘ」稱呼收信人。「尊敬的」不中不西，非古非今，大可省略。如以語體文撰寫信件，「鈞鍳」、「大鍳」、「雅鍳」等知照敬辭，也應刪掉。順帶一提，文言信的知照敬辭，顯示發信人與收信人的關係，以及收信人的社會地位、職業等。譬如對長輩須用「尊鍳」，對教育界可用「講席」，對平輩宜用「台鍳」、「大鍳」，用於弔唁則用「禮席」、「禮鍳」等。讀者須仔細斟酌，避免引起誤會。
發信機構以「本社」、「我們」自稱，時而嚴肅，時而親切，風格欠一致，似非同一人手筆，徒惹抄襲之嫌。此外，發信人在正文中複述收信人（陳大文教授）的姓名、工作機構、職銜，實在多此一舉，也欠禮貌。
此信可改寫如下：
【例二】
陳教授鈞鍳：
敝社以促進青少年教育為宗旨，承蒙 台端鼎力支持，出任籌款活動義務顧問，不勝感紉。敝社將舉辦慈善晚會，誠邀 台端蒞臨，以增光寵，倘蒙賜允，無任欣忭，敬祈早日示覆，是所至盼。肅此奉懇，敬頌
崇祺
青年互助社總幹事
林志輝謹啟
二零一六年七月五日
一般來說，「敝社」、「敝校」等自稱，其字體較正文小一點，表示自謙。今天多用本社、本校，則不用縮小字體。台端、閣下等尊稱對方的字詞，前面通常留一空格，但到了今天，縮小字體、抬頭、留空位等舊規矩，也不用過分拘泥。有些私人機構以「我司」自稱，應盡量避免。「我司」應為「我的公司」縮寫，但「司」原解政府機關，如布政司、教育司。用「我司」不如用「本公司」或「敝公司」，那才不至於公私不分。由此可見，字詞不應隨意刪減或組合。
本文出自《中大通訊》第491期（2017年1月）
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